Cómo evitar que un despacho deje trabajos sin facturar

Uno de los problemas más frecuentes en la gestión de despachos profesionales es realizar trabajo que nunca llega a facturarse.

El profesional atiende una llamada, revisa documentación, prepara un escrito, responde un correo o realiza una gestión. El trabajo se hace, aporta valor al cliente y consume tiempo, pero nadie lo registra.

Cuando llega el momento de facturar, el despacho intenta reconstruir lo ocurrido revisando agendas, correos y notas. En ese proceso se olvidan actuaciones, horas y gastos.

La solución es sencilla: hay que apuntar las cosas.

Todo trabajo debe quedar registrado, relacionado con un cliente y vinculado a un expediente judicial o extrajudicial. Solo así el despacho puede saber qué ha hecho, cuánto tiempo ha dedicado y qué conceptos están pendientes de facturar.

Registrar el trabajo forma parte del trabajo

Si una consulta, una llamada o una revisión de documentos no queda anotada, para la gestión del despacho esa actividad no existe.

La anotación no tiene que ser extensa. Debe permitir comprender qué se hizo, cuándo, quién lo realizó y cuál fue el resultado.

Registrar correctamente la actividad permite controlar el trabajo, coordinar al equipo, preparar informes y justificar ante el cliente el valor del servicio prestado.

Todo debe quedar vinculado a un expediente

Cada actuación debe relacionarse con un expediente.

En un despacho de abogados puede tratarse de un procedimiento judicial, una reclamación, una negociación o un expediente extrajudicial. En una asesoría puede ser una consulta fiscal, laboral, contable, mercantil o administrativa.

El expediente debe reunir actuaciones, documentos, correos, tareas, eventos de agenda, tiempos, gastos, provisiones y conceptos facturables.

Un despacho no puede controlar correctamente su facturación si primero no controla el trabajo que realiza.

Qué trabajos deberían registrarse

No solo deben anotarse las actuaciones principales. También hay que registrar las tareas breves que, sumadas, representan una parte importante de la actividad diaria:

• Llamadas y reuniones.
• Lectura y respuesta de correos.
• Revisión de contratos y documentos.
• Redacción de escritos e informes.
• Gestiones ante juzgados y administraciones.
• Comunicaciones con procuradores, notarios o terceros.
• Presentación de impuestos.
• Preparación de nóminas.
• Desplazamientos.
• Seguimiento de expedientes.
• Consultas internas.

Las pequeñas actuaciones también consumen tiempo y aportan valor. Si nunca se registran, el despacho puede terminar regalando muchas horas de trabajo cada mes.

Cómo registrar correctamente una actuación

Cada actuación debería incluir:

• Fecha.
• Profesional responsable.
• Cliente y expediente.
• Descripción del trabajo.
• Tiempo empleado.
• Documentos asociados.
• Resultado o próxima tarea.
• Indicación de si es facturable.

La descripción debe ser clara. No es suficiente escribir “gestión” o “revisión”.

Es mejor indicar: “Revisión del contrato de arrendamiento y preparación de observaciones para el cliente”.

Esta información permitirá comprender posteriormente qué trabajo se realizó y por qué debe incluirse en una factura o en un informe de actividad.

Controlar el tiempo dedicado

El control de tiempos no sirve únicamente para facturar por horas. También permite conocer el esfuerzo real de cada asunto.

Incluso cuando existe un precio cerrado, una cuota periódica o unos honorarios por fases, conviene registrar el tiempo.

Sin control de tiempos, el despacho puede creer que un expediente es rentable cuando en realidad consume muchas más horas de las previstas.

Registrar la dedicación ayuda a calcular la rentabilidad, distribuir mejor la carga de trabajo y revisar los honorarios de futuros asuntos similares.

Identificar los conceptos facturables

No todas las actuaciones se facturan de la misma forma.

Algunas están incluidas en una cuota o iguala. Otras se cobran por hora, actuación, fase o precio cerrado.

Por ello, cada registro debería indicar si el trabajo:

• Está incluido en una cuota.
• Debe facturarse aparte.
• Forma parte de una provisión.
• Corresponde a una fase.
• Se factura por tiempo.
• No es facturable.

Esta clasificación permite preparar la factura con información real y detectar servicios extraordinarios que no estaban incluidos en el presupuesto inicial.

Si el profesional espera hasta final de mes para recordar qué debía cobrar, es muy probable que algún trabajo quede fuera.

Registrar provisiones, gastos y suplidos

El control económico del expediente no termina con los honorarios.

También deben anotarse las provisiones de fondos, tasas, desplazamientos, mensajería, procuradores, informes periciales, certificaciones, gastos notariales y otros suplidos.

Si estos importes no se registran cuando se producen, pueden quedar fuera de la factura o resultar difíciles de justificar.

También es importante vincular los justificantes al expediente para poder localizar rápidamente la documentación económica correspondiente.

Hacer visible el valor aportado al cliente

Registrar las actuaciones no solo ayuda a facturar. También permite demostrar al cliente todo el trabajo realizado.

El cliente suele ver el resultado final, pero no siempre conoce las llamadas, revisiones, reuniones, escritos y gestiones necesarias.

Un informe de actuaciones puede mostrar:

• Las tareas realizadas.
• Las fechas.
• Los profesionales que han intervenido.
• El tiempo dedicado.
• Los documentos preparados.
• Las comunicaciones mantenidas.
• El estado del asunto.

Esta información permite que el cliente conozca el trabajo que existe detrás del servicio.

Cuando la actividad está documentada, la factura deja de ser una cifra aislada y se relaciona con trabajos concretos y verificables.

Revisar mensualmente los trabajos pendientes

Incluso con un buen sistema de registro, conviene realizar una revisión mensual.

El despacho debería comprobar:

• Actuaciones pendientes de facturar.
• Horas registradas.
• Servicios extraordinarios.
• Provisiones, gastos y suplidos.
• Facturas pendientes de emisión.
• Facturas pendientes de cobro.
• Trabajos sin clasificación económica.

La revisión debe hacerse antes del cierre de facturación.

No es recomendable esperar varios meses. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es recordar qué trabajo se realizó, cuánto tiempo se dedicó y si estaba incluido en los honorarios pactados.

La gestión de tareas también influye en la facturación

La gestión de tareas en despachos profesionales debe estar conectada con los expedientes y las actuaciones.

Cuando una tarea se completa, el profesional debe registrar el resultado y el tiempo empleado.

No basta con marcar como terminada la tarea “revisar contrato”. También conviene añadir la actuación, vincular el documento e indicar si debe facturarse.

El recorrido debería ser sencillo:

1. Se crea y asigna la tarea.
2. Se realiza el trabajo.
3. Se registra la actuación.
4. Se anota el tiempo.
5. Se vinculan los documentos.
6. Se genera el concepto facturable.

Así se evita que el trabajo terminado desaparezca de la gestión económica.

Ventajas de una gestión ordenada

Registrar correctamente las actuaciones:

• Reduce los trabajos sin facturar.
• Mejora la organización del despacho.
• Facilita la coordinación del equipo.
• Permite localizar antecedentes.
• Mejora el control de tiempos y tareas.
• Genera informes fiables.
• Ayuda a justificar los honorarios.
• Hace visible el valor aportado.
• Facilita la revisión mensual.
• Mejora la rentabilidad.

Además, evita que el control del despacho dependa de la memoria de cada profesional.

Conclusión

Para evitar dejar trabajos sin facturar, el despacho debe registrar de forma ordenada todo lo que hace.

Las llamadas, reuniones, revisiones, escritos, gestiones y comunicaciones deben quedar vinculadas al expediente correspondiente, junto con sus tiempos, documentos y conceptos económicos.

También es necesario controlar las provisiones, los gastos, los suplidos y las tareas terminadas.

La regla es sencilla: si el trabajo no se apunta, será difícil medirlo, justificarlo y facturarlo.

Un software de gestión de despachos permite centralizar esta información, generar informes y mostrar al cliente una visión clara del servicio recibido.

Pero la herramienta solo funciona si el equipo adopta el hábito de registrar correctamente su actividad.

Hay que apuntar las cosas. Apuntarlas bien, hacerlo en el momento adecuado y relacionarlas siempre con su expediente. Esa disciplina protege el trabajo realizado, mejora la atención al cliente y aumenta la rentabilidad del despacho.